Личные дела обучающихся

[Наталия Борисовна]

Уважаемые коллеги!
Кто занимается ведением личных дел студентов, подскажите, пожалуйста: при наличии электронной базы студентов, в которую заносятся все приказы, необходимо ли дублировать выписки из этих приказов в печатном виде и подшивать их все в бумажный вариант личного дела?

[nikolaevna]

А как Вы в архив собираетесь сдавать личные дела студентов, которые хранятся 75 лет без копии приказов?

[Наталия Борисовна]

Но ведь при сдаче в архив в личное дело зашивается личная карточка студента, в которую занесены все приказы...

[umu]

Но ведь при сдаче в архив в личное дело зашивается личная карточка студента, в которую занесены все приказы...

А ещё в личном деле есть учебная карточка (там сведения о сданных дисциплинах и полученных оценках) так на обложке этой карточки тоже все приказы вносятся. Мы разработали свою форму личной карточки, без приказов, а в выписки и в учебные карточки приказы записываем. Вообще это такая муть. У нас региональный архив вызвался проверить личные дела, так они обращали внимание на то как сшиты дела и т.д., а содержание личных дел нам спускает наше региональное министерство в номенклатуре дел. Вообщем, личные дела - это ещё одна не решаемая задача.

[Наталия Борисовна]

Это верно - задача практически нерешаемая... Если еще учесть, сколько бумаги тратится на распечатку всех выписок! Назревает необходимость при отделе иметь небольшую бумажную фабрику и множительную технику.

[kotomanova olga]

Это верно - задача практически нерешаемая... Если еще учесть, сколько бумаги тратится на распечатку всех выписок! Назревает необходимость при отделе иметь небольшую бумажную фабрику и множительную технику.

Добрый день! у нас тоже была такая проблема ещё несколько лет назад, а сейчас мы к выпуску или отчислению студента из электронной базы распечатываем все приказы студента (его движение)и успеваемость студента, это гораздо проще чем вносить все записи от руки и заполнять учебную карточку. Будем надеяться, что скоро можно будет использовать только электронную копию всех документов и ничего не распечатывать.

[Наталия Борисовна]

Конечно, это гораздо проще, и логичнее, и экономнее...
К сожалению, проверяющие такие объяснения не приемлют. Они смотрят состояние личного дела в текущий момент, а не только при отчислении или выпуске. А проверка нам предстоит в ближайшее время.
И у архивариуса тоже определенные требования по содержимому личного дела и по качеству использованной бумаги (к примеру, нельзя выписки из приказов делать на черновой бумаге).

[Султанов К.А.]

Конечно, это гораздо проще, и логичнее, и экономнее...
К сожалению, проверяющие такие объяснения не приемлют. Они смотрят состояние личного дела в текущий момент, а не только при отчислении или выпуске. А проверка нам предстоит в ближайшее время.
И у архивариуса тоже определенные требования по содержимому личного дела и по качеству использованной бумаги (к примеру, нельзя выписки из приказов делать на черновой бумаге).

да уж ваш ВУЗ в опале, держитесь

[Наталия Борисовна]

Спасибо! Мы стараемся (не знаю, что из этого получится...)

[Мякишева]

У нас есть и электронная база студентов и сформированные личные дела, для работы это удобно.
Электронная база, не дай Бог, может навернуться, и что тогда? Всегда должен быть "дубль". Личное дело хранится в архиве, а сейчас приходит полно разных запросов по выпускникам и отчисленным и т. д.
Р. S. Хотя архив тоже может погореть и мышки дела могут покушать.....