книга регистрации дипломов

[ivkagitina]

У нас каждый год книга начинается с номера 001. В нее включены и дубликаты, и испорченные, т.к. однажды нас проверяля прокуратура и порекомендовала так сделать. Поэтому в нашей книге, как и в модуле выданных за год дипломов, есть графа "Статус диплома", в котором мы пишем напротив номера диплома: выдан, испорчен или дубликат.

[АГМА]

У нас для дубликатов тоже отдельная книга.И в модуле дипломов мы дубликаты показываем отдельно, присвоив всем книгам выдачи свои индексы.Поэтому для дипломов о ВПО у нас несколько книг выдачи с разными индексами - думаю, тоже самое можно сделать и для удостоверений - завести несколько книг с разными индексами!

Скажите, пожалуйста, что за индексы вы присваиваете книгам?

[umu]

Здравствуйте! Сразу замечу, что у нас вуз регионального подчинения...Из нашего регионального министерства в прошлом году приезжал с проверкой ревизор и обратил наше внимание на последний абзац пункта 9.1. инструкции от 10.03.2005 в котором сказано, цитирую: "Регистрационный номер дубликатов документов и дата их выдачи указываются по КНИГАМ ВЫДАВАЕМЫХ ДУБЛИКАТОВ документов." С этого момента нам пришлось завести отдельную книгу для дубликатов.(Это о количестве книг)
Регистрационные номера начали с 01. Чтобы регистрационные номера дубликатов отличались от регистрационных номеров обычных дипломов, этой книге мы присвоили БУКВЕННЫЙ ИНДЕКС - "Д" (дубликаты) и в дубликате диплома так и пишем регистрационный номер, например, 32 Д. (Это об индексах).
Я думаю, Вам ничего не мешает присвоить разным книгам разные буквенные индексы.

[Жукова Татьяна]

У нас для дубликатов тоже отдельная книга.И в модуле дипломов мы дубликаты показываем отдельно, присвоив всем книгам выдачи свои индексы.Поэтому для дипломов о ВПО у нас несколько книг выдачи с разными индексами - думаю, тоже самое можно сделать и для удостоверений - завести несколько книг с разными индексами!

Скажите, пожалуйста, что за индексы вы присваиваете книгам?

Полностью согласна с предыдущим комментарием. У нас также у книги выдачи дубликатов индекс Д. А что касается остальных: например 3 факультета выдают дипломы специалистов и бакалавров. Следовательно у каждого факуьтета по 2 книги выдачи дипломов для бакалавров (Б) и специалистов (С) соответственно.И мы им присвоили индексы: на 1 ф-те 01-С/NNNN, 01-Б/NNNN; на 2 ф-те 02-С/NNNN, 02-Б/NNNN; на 3 ф-те 03-С/NNNN, 03-Б/NNNN, где NNNN- регистрационный номер диплома, а 01-С - это индекс.

[mss]

Чтобы регистрационные номера дубликатов отличались от регистрационных номеров обычных дипломов, этой книге мы присвоили БУКВЕННЫЙ ИНДЕКС - "Д" (дубликаты) и в дубликате диплома так и пишем регистрационный номер, например, 32 Д.

А как же тогда Вы поступаете с дубликатами приложений к диплому? На дубликате приложения Вы должны проставить рег.номер сохранившегося диплома, а в нем буквы "Д" нет?

Мы наряду с дубликатами дипломов выдаем значительное количество дубликатов только приложений (например, приложение утеряно или испорчено, а диплом сохранился).Ведем отдельно книгу регистрации выданных дубликатов приложений, где указываем все дубликаты приложений, и те что выдаем вместе с дипломом и те что выдаем отдельно. И также ведем единую книгу выдачи дипломов, с рег. номерами попорядку от 01 и т.д., где содержатся и дипломы выпускников и дубликаты дипломов( в книге они соответственно помечены). Думаю, что ничего не нарушаем

[Мякишева]

У нас все дипломы тоже регистрируются в одной книге (дубликаты с пометкой "дубликат"), а приложения мы не регистрируем, т. к. они безномерные. Просто существует папка, куда складываются копии заявлений, ксерокопии выданных дубликатов приложений и копии др. документов. Оригиналы заявлений, др. документы и ксерокопии дубликатов приложений к диплому вкладываются в личные дела выпускников.

[ШЛМ]

Предела номеров регистрации в журналах и в книгах регистрации выдачи документов - нет, а вот каждый год нумерация должна начинаться с №1 (учет ведется по аналогии с бухгалтерскими документами). Поиск документов осуществляется по номеру и году. Заводите журналы с разными индексами, всё оформить в соответствии с номенклатурой дел в Вашем ВУЗе (СУЗе и т.д.)
Нач Упр.кадров ОмГПУ ШерстюковаЛ.М.